Wir suchen für die Koordinierungsstelle der LUBW in Karlsruhe eine

Assistenz für das Vorzimmer des Präsidenten (w/m/d)

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.

Die LUBW ist das Kompetenzzentrum des Landes Baden-Württemberg in Fragen des Umwelt- und Naturschutzes, des technischen Arbeitsschutzes, des Strahlenschutzes und der Produktsicherheit. Wir beraten Politik und Verwaltung in Baden-Württemberg in einer Vielzahl fachlicher Themen.

Diese interessanten Aufgabengebiete warten u. a. auf Sie:

Sekretariatsaufgaben in der Servicestelle des Präsidenten (z. B. Erledigung von Korrespondenzen, Telefonservice, Führen des Terminkalenders und des Eingangsbuchs des Präsidenten, Planung und Organisation interner Termine des Präsidenten)
elektronische Schriftgutverwaltung in der E-Akte BW
Postverteilung und -bearbeitung (Ein- und Ausgangspost)
Unterstützung bei der Organisation, Planung und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen (inkl. Vor- und Nachbereitung)
Presseservice (Versand von Pressemitteilungen, Verteilung von Pressemeldungen)
Besucherempfang und -bewirtung
Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und aktive Beteiligung an der Umsetzung administrativer Aufgaben

Ihr Profil:

abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Ausbildungsberuf (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/r) oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung in den Bereichen Büro und Sekretariat
sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) - entsprechende Nachweise sind der Bewerbung beizufügen
Erfahrungen in der Vorgangsbearbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem, idealerweise mit der E-Akte BW
eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit auch unter Termindruck
Flexibilität, vor allem im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen
gute Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung
Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
ein freundliches und verbindliches Auftreten
sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift
idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen im Sekretariats- und Vorzimmerdienst und Kenntnisse in Adobe InDesign

Gehalt und Perspektive:

Vergütung in Entgeltgruppe 6 TV-L
flexible Arbeitszeitmodelle
betriebliche Altersversorgung (VBL)
JobBike BW und Zuschuss zum JobTicket BW
vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Möglichkeit für Arbeiten im Homeoffice
Sinnhaftigkeit: Einen Arbeitsplatz mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben in einem kompetenten und engagierten Team.
Gemeinwohlorientierung: Mit Ihrer Tätigkeit helfen Sie mit, unsere natürlichen Lebensgrundlagen zu schützen und arbeiten aktiv mit, eine intakte Umwelt und ein gesundes Klima zu erhalten.

Weitere Vorteile der Beschäftigung bei der LUBW und allgemeine Informationen zu unseren Bewerbungsverfahren finden Sie auf unserer Karriere-Website.

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich jetzt - und kommen in unser Team!

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum

09.06.2025

Alternativ können Sie sich auch schriftlich bewerben. Senden Sie uns hierzu Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Ordnungsziffer - OZ 28/2025 an das Personalreferat der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg, Postfach 10 01 63, 76231 Karlsruhe. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.

Die Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber zur Durchführung von Bewerbungsprozessen finden Sie hier.

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