Die gemeinnützige Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF) wurde 2013 vom SAP-Mitgründer Klaus Tschira gegründet und hat das Ziel, Mathematik und Informatik zu fördern. Zu diesem Zweck organisiert die HLFF jährlich das Heidelberg Laureate Forum (HLF), ein wissenschaftliches Netzwerktreffen, das die Trägerinnen und Träger der renommiertesten Auszeichnungen in Mathematik und Informatik mit 200 herausragenden Nachwuchsforschenden dieser Fachgebiete zusammenbringt. Ein weiterer Fokus der Stiftung liegt darauf, die öffentliche Aufmerksamkeit auf die beiden Disziplinen Mathematik und Informatik zu lenken, das Interesse daran zu wecken und nachhaltig zu stärken.
Teilnehmer- und Gästemanagement | Internationales Wissenschafts-Event | Heidelberg | 100 % (Elternzeitvertretung)
Heidelberg | Vollzeit 100 % | Befristet bis voraussichtlich Juli 2027
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Koordinator:in im Bereich Young Researchers Relations mit Schwerpunkt Teilnehmermanagement, Reisemanagement und Veranstaltungsorganisation.
Deine Aufgaben
- Ganzheitliche Betreuung von rund 200 internationalen Young Researchers vor und während des Heidelberg Laureate Forum (September)
- Verantwortung für das Teilnehmer- und Gästemanagement eines internationalen Wissenschaftsevents
- Organisation und Abwicklung von Reisestipendien, Reisebuchungen und Visa-Prozessen
- Verwaltung, Pflege und Auswertung von Teilnehmendendaten im CRM-System
- Koordination von Hotelkontingenten sowie enge Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Event-, Teilnehmer- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen Umfeld
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr sichere MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, fortgeschritten) sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen
- Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit sicherem Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen sowie hoher Belastbarkeit in intensiven Veranstaltungsphasen
Was wir Dir bieten
- Work-Life-Balance: Gleitzeit, 30 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) und zusätzliche betriebliche Feiertage sowie die Möglichkeit, anteilig ortsflexibel arbeiten zu können
- Mitarbeit an einer international renommierten wissenschaftlichen Konferenz
- Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Stiftung mit gesellschaftlicher Relevanz
- Internationales Arbeitsumfeld mit hochkarätigen Wissenschaftler*innen
- Jobticket, Kita-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorsorgeschecks und weitere attraktive Leistungen.
- Ein engagiertes, wertschätzendes und motiviertes Team