Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams im Referat „Beschaffung, Materialwirtschaft" in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Entgeltgruppe 6 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Das Referat Beschaffung, Materialwirtschaft ist dafür zuständig, die zur Erfüllung der Aufgaben der BAM benötigten Waren und Dienstleistungen zu beschaffen. Dabei stellt es die Bedarfsdeckung der hauseigenen Referate und Fachbereiche sicher.
Weiterhin fungiert das Referat als Zentrale Beschaffungsstelle des Bundes (ZBSt.) für das Kaufhaus des Bundes und sorgt dafür, dass diverse Rahmenvereinbarungen für unterschiedliche Produktgruppen bundesweit zur Nutzung bereitgestellt werden. Dazu arbeitet das Referat eng mit unseren Bedarfsträger*innen und vernetzt mit weiteren öffentlichen Auftraggeber*innen zusammen und nutzt u. a. die Vergabeplattform des Bundes sowie das Kaufhaus des Bundes für die Erfüllung der dem Referat übertragenen Aufgaben.

Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei den Aufgaben im Bereich der Beschaffungsmaßnahmen und sorgen für effiziente Abläufe unter anderem durch

Büroorganisation und Assistenz:

• Durchführung allgemeiner administrativer Verwaltungstätigkeiten im Referat, einschließlich Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung interner und externer Anfragen, Administration und Pflege der E-Akte, Bereichsredaktion und Qualitätsmanagement für das Behördenportal der BAM, Stammdatenerfassung und -pflege sowie Mitarbeit bei der Vergabestatistik, Administrationsaufgaben in SAP, wie z. B. die Zuordnung von Rechnungen zu Vorgängen
• Abruf und Bearbeitung von Warenkörben des Kaufhauses des Bundes und Direktaufträgen

Aufgaben im Bereich der Beschaffung:

• Bearbeitung von Beschaffungsmaßnahmen von wissenschaftlich-technischen Waren und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Fachbedarf der BAM

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau* Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte*r
• Berufserfahrung in einem relevanten Aufgabenbereich und in einer vergleichbaren Position (z. B. Sekretariat, Teamassistenz oder in der Bürosachbearbeitung), idealerweise im öffentlichen Dienst
• Einschlägige Berufserfahrung in der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, einschließlich Aktenführung sowie Prüfung und Anwendung von Rechtsvorschriften
• Kenntnisse im Vergaberecht (UVgO) sowie im Haushaltsrecht des Bundes (BHO)
• Einschlägige Berufserfahrung in der Rechnungsbearbeitung
• Einschlägige Berufserfahrung in der Auswertung von Angeboten (Preisspiegel), Auftragserteilung sowie Vertragsmanagement ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit der gängigen MS-365-Standardsoftware, dem Internet sowie Datenmanagementsystemen (z. B. DMS)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (C1-Niveau)
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Kommunikations- und Informationsverhalten
• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie ein hohes Organisationsvermögen
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, ein ausgeprägtes Servicebewusstsein sowie die Fähigkeit, auch unter hohem Arbeitsanfall den Überblick zu behalten
• Bereitschaft zur Weiterqualifizierung

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket]
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben [Work-Life-Balance] (Möglichkeit des mobilen Arbeitens, flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
• Individuelle Einarbeitung durch Kolleginnen und Kollegen sowie fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten