An der Hochschule Offenburg studieren 4.000 Studierende aus 40 Nationen. Mit vier Fakultäten bieten wir ein breites interdisziplinäres und praxisorientiertes Fächerspektrum: von Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie über Mecha­tronik, Medien und Medizintechnik bis hin zur Biotechnologie und Künstlichen Intelligenz. Die Hochschule Offenburg ist ein Ort der Innovation und sie zählt zu den forschungsstarken Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Wir pflegen intensive Kontakte zu Unternehmen und Partnereinrichtungen aus der Region und sind gleich­zeitig stark international ausgerichtet. Insgesamt sind an der Hochschule Offenburg über 550 Personen beschäftigt.

Die Hochschule Offenburg sucht frühestmöglich eine*n

Sekretär*in für das Rektorat

in Vollzeit | 100 % | Vergütung nach E 6 TV-L | befristet auf 2 Jahre | Kennziffer 1125

Ihre Aufgaben

• Effizientes Sekretariats- und Aufgabenmanagement
• Terminkoordination, Planung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen des Rektorats
• Erledigung der Korrespondenz in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs in Vertretung sowie Telefon- und E-Mail-Kommunikation
• Organisation von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Reisekostenabrechnungen, Abwicklung nach den Reisekostenrichtlinien des Landes)
• Betreuung und Empfang von nationalen und internationalen Gästen des Rektorats
• Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Übersichten und internen Informationssystemen
• Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und Gremienarbeiten des Rektorats

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Qualifikation)
• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift auf Deutsch, mind. gute Englischkenntnisse, idealerweise auch in Französisch
• Ein sicherer Umgang mit Tools des digitalen Büromanagements (MS Office etc.)
• Ein sicheres und souveränes Auftreten sowie ein sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
• Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
• Verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten
• Hohes Maß an Loyalität und Diskretion
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Flexibilität

Wir bieten

• Attraktive Fortbildungen, die Sie in Ihrem Job weiterbringen
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Hansefit
• Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Die Möglichkeit der Kinder-Ferienbetreuung in der hochschuleigenen Kita Sommersprosse
• Attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und bei der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege